Digitale Rechnungsprüfung, kontaktloses Bezahlen, Prozessautomatisierung oder Smart Robotics – die Liste möglicher Digitalisierungsansätze ist lang. Während in Konzernen dafür eigens eine Fachabteilung existiert und entsprechendes Know-how vorhanden ist, stehen kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) oftmals vor größeren Herausforderungen.
Drei Erfolgsfaktoren können dabei helfen, Unsicherheiten abzubauen und ein strukturiertes Vorgehen zu entwickeln.
- Klare Projektziele
- Kenntnis der Mehrwerte von Maßnahmen
- Frühzeitige Ressourcenallokation
Praxistipp 1: Klare Ziele
Wer seinen digitalen Reifegrad kennt, schafft die Grundlage potenzielle Maßnahmen zu formulieren. Es hat sich deshalb in der Praxis bewährt, zunächst eine digitale Standortbestimmung vorzunehmen. Die Feststellung kann durch externe Unterstützung oder in Eigenregie durchgeführt werden. Geeignete Tools werden oftmals kostenlos angeboten und helfen bei der Ersteinschätzung. Mit Kenntnis der Ausgangssituation lassen sich die Potenziale offenlegen und ein klares Ziel definieren.
Praxistipp 2: Kenntnis der Mehrwerte einzelner Digitalisierungsmaßnahmen
Für die Erreichung des Anspruchsniveaus sollten im nächsten Schritt geeignete Maßnahmen identifiziert, formuliert und bewertet werden. Für die Identifizierung und Bewertung von Digitalisierungsmaßnahmen sind internes oder externes Know-how notwendig. Der Austausch mit vergleichbaren Unternehmen schafft einen zusätzlichen Mehrwert.
Der wichtigste Schritt ist die kritische Prüfung und Priorisierung von Digitalisierungsmaßnahmen. Oftmals wird zu schnell mit der Umsetzung begonnen, ohne ein klares Bild von den Kosten und Potenzialen zu haben. Ein Vorhaben zur Digitalisierung ist nur sinnvoll, wenn die Mehrwerte eindeutig sind und das Management diese als realisierbar einschätzt. Kurz gesagt: Der Nutzen muss so groß sein, dass sich die Implementierungskosten innerhalb von 2-3 Jahren amortisieren.
Praxistipp 3: Ressourcenallokation für die Umsetzung
Projekte bei KMUs scheitern neben fehlendem Know-how oftmals an der nicht vorhandenen Zeit. Es ist deshalb zwingend erforderlich, die Beteiligten für die Projektmitarbeit freizustellen. Dies trifft auf die Fachabteilungen ebenso wie die Projektleitung zu. Erstellen Sie sich also zu Projektbeginn ein klares Bild über die Projektorganisation und leiten Sie notwendige Schritte zur Umverteilung der Tagesaufgaben ein. Kommunizieren Sie anschließend die Rollen und Erwartungen an die Beteiligten. Das schafft Transparenz und legt den Grundstein für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt.
Kommen Sie jedoch zu dem Entschluss, dass die internen Ressourcen nicht ausreichen, sollten Sie entsprechendes Personal einstellen oder ein externes Projektmanagement als Unterstützung hinzuziehen. Zeit ist eines der größten Hemmnisse im Projektgeschäft.
